株式会社 公益社（以下、（当社）といいます。）は、葬祭事業を中心とした事業を展開しています。
事業活動を通じて、お客様や当社の従業者等から取得する個人情報は、お客様や従業者はもちろん、当社にとっても極めて重要な情報資産であり、これらの個人情報を適切に取扱い安全に保護することは当社の重要な責務であると認識し、個人情報の保護に関しては、以下の取り組み方針を実行し、かつ、維持することに努めます。
1.個人情報の取得・利用・提供について
（1）個人情報の取得は、適法、かつ、公正な手段によって行います。
（2）個人情報の利用目的を特定し、その目的の達成に必要な限度において利用します。
（3）個人情報の目的外利用はいたしません。そのための対策を行います。
（4）個人情報を第三者に提供する場合は、事前に本人の同意を得ます。
2.法令等の順守について
個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を順守します。
3.安全管理について
個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための対策を行います。
4.苦情及び相談について
個人情報に関する苦情・相談が寄せられたときは、誠意をもって適切、かつ、迅速に対応します。
5.継続的改善について
当社の個人情報保護体制・システムについては、事故の発生や環境の変化等に、常に対応することが 重要と認識し、継続的に点検、見直し、改善に努めてまいります。
制定日：2009年6月1日
最終改定日：2015年1月21日
株式会社 公益社
代表取締役 荏原 泉
お問い合せ先
- 株式会社 公益社 個人情報保護管理者 長門 真伸
- 住所 札幌市中央区南3条西9丁目998番地14
- 電話 (011)242-4242
- FAX (011)242-4200
当社で取扱う個人情報の利用目的
総合葬祭に関わる業務
1)葬儀事前相談のお客様個人情報
a)お客様の住所、名前、電話番号、メールアドレス等の個人情報を葬儀の事前相談に回答等するために利用いたします。（＊）
2)公益社クローバー会員様
a)クローバー会員様の住所、名前、電話番号、メールアドレス、旅行に参加された際のお写真などはクローバー会員制度運営（会員規約をご参照ください）のために利用いたします。（＊）
3)葬儀をお見積り・お申込み頂いたお客様の個人情報
a)お客様の住所、名前、電話番号、メールアドレス、故人に関する住所、名前等の個人情報を葬儀施行の請負業務の遂行（本人との連絡を含む）及びアフターフォロー（外部委託・紹介業務：料理、香典返し、写真、バンケッター、司会、納棺等）を行うために利用いたします。（＊）
4)葬儀用花をお申込み頂いたお客様の個人情報
a)お客様の住所、名前、電話番号、メールアドレス、故人に関する住所、名前等の個人情報を葬儀用花のお届けのために利用いたします。（＊）
5)録音、録画について
a)お客様からのご依頼やご要望等を正確に把握し対応するため、通話内容を録音させて頂く場合があるほか、法令に基づき又は防犯・安全管理のため、画像を記録させていただく場合がございます。 なお録音、録画された個人情報は、利用の必要がなくなり次第、速やかに消去いたします。
保険代理店業務
1)保険加入のお客様個人情報
a)お客様の住所、名前、電話番号、メールアドレス、既往症等の個人情報を保険加入のために利用いたします。
従業者管理業務
1)採用応募者の個人情報
a)採用応募者様の住所、名前、電話番号、メールアドレス等の個人情報を採用選考のため利用いたします。（＊）
2)従業者の個人情報
a)従業者の住所、名前、電話番号、メールアドレス等の個人情報を職務遂行の監督、人事管理、雇用管理、福利厚生の目的のため、労働安全衛生法の定めによる健康診断の実施と管理のため、福利厚生・教育サービスのために第三者に提供するため、職務遂行目的で取引先等に販売員登録をするため、個人情報及び業務上の機密漏洩を防止するために、通信・ネットワーク及び情報処理システムの利用状況を管理するため利用いたします。（＊）
3)従業者の家族の個人情報
a)従業者の扶養家族の住所、名前、電話番号、メールアドレス等の個人情報を福利厚生・教育サービスのために第三者に提供するため利用いたします。（＊）
当社で取扱う保有個人データの公表事項
【事業者の名称】
株式会社 公益社
代表取締役 荏原 泉
住所 札幌市中央区南3条西9丁目998番地14
【個人情報保護管理者】
総務部長
連絡先：011‐242‐4242
【全ての保有個人データの利用目的】
当社で取扱う保有個人データの利用目的は、当社で取扱う個人情報の利用目的の公表事項にて末尾に（＊）と記載のある個人情報となります。
【保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先】
株式会社 公益社
個人情報の問い合わせ窓口 個人情報保護管理者 総務部長
住所：札幌市中央区南3条西9丁目998番地14
電話：011-242-4242 FAX：011-242-4200
【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先】
【個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています】
認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
経済産業省認定 認定個人情報保護団体 JECIA個人情報保護協会
TEL:03-5379-8101、FAX:03-5379-3882
※当社の個人情報の管理が適切でないと判断した時は、まず当社に苦情を申し立ていただきたいと存じますが、当社の対応が満足できない場合、お客様は上記の「認定個人情報保護団体」へ苦情を申し立てることが出来ます。
【保有個人データの開示等について】
1.保有個人データ開示などのご請求の手続き
当社は、ご本人から保有個人データについて利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除（以下「訂正等」）、利用の停止・消去又は第三者への提供停止（以下「利用停止等」）、第三者提供記録の開示のご請求があった場合には、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続きを定めます。
2.開示等の請求の申出先および提出書面
開示等のご請求については、「個人情報開示等請求書」に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。個人情報開示等請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にて、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添え下さい。
3.本人様確認について
個人情報開示等請求書が当社に到着次第、お電話でご本人様確認をさせていただきます。
ただし電話による確認が出来ない場合、以下のいずれかのコピーの提出をお願いさせていただきます。
・運転免許証、住民票、健康保険証
4.代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
（1）代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
（2）委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）
5.開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税込）の手数料をいただきます。500円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
6.開示等のご請求に対する回答方法
請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。
【保有個人データの安全管理のために講じた措置】
（基本方針の策定）
当社では、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
上記「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱い係る基本事項を定めた規程を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について、以下のとおり定めております。
（組織的安全管理措置）
個人データの安全管理に係る責任者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、個人データの取扱者の教育や情報の漏えい事案に係る報告等の体制を整備しております。
また、個人データの取扱い状況を確認できる手段として個人情報管理台帳等を作成し、所定の記録を行っております。
（人的安全管理措置）
雇用契約時などにおいて、個人データに係る守秘義務契約を締結するとともに、雇用後においても、個人情報保護管理者が従業員等に対し、個人データの安全管理に係る必要かつ適切な教育・研修を行っております。
（物理的安全管理措置）
不法侵入・情報持出し等を防止するため、入退室管理を行うとともに、個人データを含む文書・データは施錠保管や暗号化・パスワードによる保護等を行い、個人データを取扱う機器は固定化する等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じております。
（技術的安全管理措置）
個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御、アクセス者の識別記憶、不正アクセス等の防止策、データの暗号化・パスワードによる保護等の情報漏えい防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じております。
（外的環境の把握）
委託等に伴って外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報に関する制度等を把握するとともに、委託先等における安全管理措置の実施状況の定期的な確認等の措置を講じております。
